Меню
Версия для слабовидящих
booked.net

Скрыть
Поиск по сайту

Порядок применения Системы электронного документооборота и делопроизводства в Администрации района

Терминология (список используемых понятий и сокращений)

  • Администратор IBM Lotus Notes/Domino (Администратор LN) – сотрудник отдела информационных технологий Администрации Тазовского района (далее – Администрация района), выполняющий задачи поддержки и конфигурирования сервера Lotus Notes/Domino.
  • Администратор СЭДД – сотрудник отдела информационных технологий Администрации района, изменяющий конфигурацию ПО СЭДД и имеющий доступ ко всем документам баз данных СЭДД.
  • БД – база данных.
  • Визирование – заверение документа официальным лицом путем простановки подписи, удостоверяющей, что подписывающий ознакомился с содержанием документа и согласен с ним.
  • Документ входящий (входящая корреспонденция) – документ, поступивший из сторонней организации, от частного лица или структурного подразделения.
  • Документ исходящий (исходящая корреспонденция) – документ, создаваемый структурным подразделением для отправки в стороннюю организацию, частному лицу или в структурное подразделение.
  • Документ внутренний – внутренний (информационно-справочный) документ, переписка (служебная записка, заявление, заявка) внутри системной организации муниципального образования Тазовский район (Тазовский МО).
  • Документ бумажный – документ на бумажном носителе.
  • Документ электронный – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронный документ имеет внутреннюю и внешнюю форму представления:
    • формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе;
    • формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране монитора, на бумажном, либо ином материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком.
  • Исполнитель – сотрудник Администрации района, назначенный ответственным за исполнение резолюции (поручения) непосредственного руководителя.
  • ИСС – информационно-справочные системы.
  • Карточка резолюции (КР) – электронная форма резолюции в СЭДД, заполненная автором резолюции.
  • Ключ авторизации – механизм авторизации пользователей на основе электронного ключа IBM Lotus Notes/Domino.
  • Образ документа, электронный образ документа, сканированный образ документа (ЭО) – отсканированное изображение бумажного документа, внешний вид которого полностью отображает его содержание.
  • Ознакомление – процедура ознакомления с содержанием документа.
  • Отправка на подписание – передача документа руководителю на подписание. Операция может выполняться средствами СЭДД.
  • Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
  • ПО – программное обеспечение.
  • Пользователь СЭДД – сотрудник Администрации района, данные о котором внесены в конфигурацию ПО СЭДД и на чьем рабочем месте установлена СЭДД.
  • Замещающий – специалист, имеющий права редактирования или создания документа в системе электронного документооборота Администрации района от лица руководителя.
  • Подписание – осуществляется как самим руководителем, так и лицом, замещающим его в СЭДД.
  • Подразделение – структурная единица в рамках организационно-штатной структуры Администрации района.
  • Права доступа – свойства пользователя СЭДД, определяющие множество документов и операций над ними, доступных пользователю.
  • Рабочее место в СЭДД – персональный компьютер с установленным программным обеспечением (ПО) СЭДД.
  • Разработчик – структурное подразделение Администрации района, ответственное за подготовку, согласование и издание документа.
  • Распечатка электронного документа – копия электронного документа на бумажном носителе, содержащая указание на то, что она изготовлена с соответствующего электронного документа.
  • Регистрационно-контрольная карточка (РКК) – электронная форма документа, формируется в момент создания документа в СЭДД, содержит реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (наименование вида документа, автор, дата документа, номер документа и т.д.), а также - данные о движении документа.
  • Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
  • Руководитель – Глава Тазовского района, заместители главы Администрации района.
  • Согласование - процедура согласования содержания документа, отражающая согласие или несогласие участника процесса согласования с содержанием документа.
  • Система электронного документооборота и делопроизводства Администрации района (СЭДД) – комплекс программных средств, обеспечивающий электронный документооборот в муниципальном образовании Тазовский район.
  • Справочник организаций (СпО) – база данных СЭДД, предназначенная для ведения справочника внешних организаций.
  • Структура организации (СО) – база данных СЭДД, предназначенная для ведения иерархической организационной структуры, с указанием настроек рабочих мест персонала, иерархии функциональных ролей и счетчиков номеров документов.
  • Электронный документооборот (ЭДО) – совокупность процессов и процедур ввода, хранения и обработки электронных документов в соответствии с установленными правилами.
  • ЭП – электронная подпись.

I. Нормативные ссылки

В ходе разработки настоящего Порядка были использованы следующие нормативные документы:

  • Инструкция по делопроизводству в Администрации района, утвержденная постановлением Администрации Тазовского района от 03 февраля 2015 года № 35.
  • ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст).

Общие положения

  • Делопроизводство в Администрации района осуществляется с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства.
  • Положения настоящего Порядка распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя информации, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью СЭДД.
  • Учету и обработке средствами СЭДД подлежат входящие, исходящие служебные документы, нормативные правовые акты (далее - НПА), внутренние документы, поручения, резолюции, протоколы, в соответствии с нормативными документами, перечисленными в разделе 2 настоящего Порядка.
  • Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника Администрации района, который является участником  СЭДД, непосредственный руководитель сотрудника или специалисты, осуществляющие кадровый учет персонала структурного подразделения Администрации района, должны проинформировать о данном факте администратора СЭДД, путем обязательного включения в указатели рассылки правовых актов по данным вопросам соответствующих должностных лиц.  На основании представленных данных администратор СЭДД должен внести изменения в СО и настройки СЭДД.
  • Сотрудники Администрации района, сотрудники структурных (функциональных) органов Администрации района, сотрудники поселений Тазовского района, сотрудники организаций, являющиеся пользователями СЭДД (список утверждается распоряжением Администрации района), персонально отвечают за выполнение требований настоящего Порядка.
  • Работы по переводу СЭДД на новый отчетный период осуществляются администратором СЭДД.

Организация делопроизводства в Администрации района с применением СЭДД

Движение документов в структурных подразделениях Администрации района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот Администрации района.

СЭДД позволяет выполнять следующие функции:

  • прием и учет поступивших документов;
  • подготовка и согласование проектов документов;
  • учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
  • передача документов руководителям структурных подразделений вместе с выданными Главой Тазовского района и его заместителями (руководители высшего звена) резолюциями;
  • формирование отчетов об исполнении поручений и резолюций;
  • контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях;
  • справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;
  • формирование для руководителей и сотрудников структурных подразделений индивидуальных системных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях;
  • подготовка для руководителей высшего звена сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
  • контроль над своевременным списанием в дело исполненных документов;
  • разработка номенклатуры дел подразделений, формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел Администрации района;
  • ознакомление сотрудников Администрации района с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;
  • коллективная работа с документами (совместная подготовка, версионирование).

Функциональные обязанности в СЭДД сотрудников отдела делопроизводства и обращений граждан управления делами Администрации района (далее - отдел делопроизводства и обращений граждан):

  • регистрация входящей корреспонденции, поступившей на имя руководителей высшего звена Администрации района;
  • регистрация исходящей корреспонденции района за подписью руководителя высшего звена Администрации района;
  • фиксирование резолюций по входящим документам, выданных руководителем высшего звена Администрации района;
  • формирование отчетов, напоминаний из СЭДД по исполнению поручений руководителей Администрации района;
  • ведение номенклатуры дел и формирование дел;
  • регистрация обращений граждан, поступивших на имя руководителей высшего звена Администрации района;
  • регистрация ответов заявителям, подписанных руководителем;
  • фиксирование резолюций по обращениям граждан, выданных руководителем Администрации района;
  • контроль за исполнением обращений граждан;
  • формирование отчетов о ходе исполнения обращений граждан;
  • техническая доработка НПА Администрации района;
  • регистрация НПА Администрации района;
  • направление НПА на публикацию;
  • дополнительные функциональные обязанности в СЭДД сотрудников отдела делопроизводства и обращений граждан заключаются в распределение всей входящей корреспонденции, поступающей на имя руководителей Администрации района, по адресатам.

Функциональные обязанности в СЭДД сотрудников отдела контроля и организационной работы управления делами Администрации района (далее - отдел контроля и организационной работы) по работе с НПА и БД «Входящие документы» СЭДД:

  • контроль исполнения резолюций и поручений;
  • контроль исполнения НПА;
  • формирование сводок и отчетов по исполнению резолюций и поручений по ним.

Функциональные обязанности исполнителя (пользователя) в СЭДД:

  • ознакомление с направленной данному исполнителю корреспонденцией;
  • исполнение направленных поручений и резолюций;
  • подготовка проектов документов;
  • передача проектов документов на согласование и подписание;
  • доработка документов в соответствии с замечаниями.

Для идентификации пользователей в СЭДД используется механизм личного идентификационного файла (id-файла) пользователя.
Вход пользователя в СЭДД осуществляется посредством проверки конфигурационных настроек СЭДД, id-файла и введенного пароля пользователя.
СЭДД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам.

Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭДД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭДД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении:

  • руководители высшего звена, получающие или подписывающие документ;
  • руководители высшего звена - авторы резолюций;
  • исполнители резолюций по документу;
  • исполнители, подготовившие текст документа (авторы документов);
  • руководители высшего звена, согласующие документ (только на этапе согласования, доступ предоставляется к содержательной части документа);
  • руководители высшего звена, которым документ направлен на ознакомление (только на этапе ознакомления к содержательной части документа);
  • сотрудники, задействованные в подготовке и исполнении документа;
  • руководители высшего звена, осуществляющие контроль исполнения поручений;
  • администраторы СЭДД.

Порядок доступа к базам данных СЭДД устанавливает администратор СЭДД в соответствии с функциональными обязанностями пользователей.

Для утверждения и защиты документов, обрабатываемых в СЭДД, используется механизм встроенной электронной подписи (ЭП) IBM Lotus Notes. ЭП формируется на основе данных авторизации пользователя при входе в СЭДД. ЭП пользователя вычисляется на основе закрытого ключа, хранящегося в id-файле пользователя. Для проверки ЭП используется механизм общедоступных открытых ключей, создаваемых администратором СЭДД для каждого пользователя в паре с его закрытым ключом. Механизм ЭП обеспечивает однозначную авторизацию действия, выполненного пользователем в СЭДД (создание, редактирование, согласование документов и пр.), что позволяет использовать ее в качестве альтернативы подписи документа на бумажном носителе.
Встроенная ЭП IBM Lotus Notes признается достаточной для однозначного установления авторства внутренних документов Администрации района и недопущения несанкционированного изменения содержания этих документов в СЭДД.

Порядок обработки входящих документов с применением СЭДД, поступающих на имя руководителей высшего звена Администрации района

При поступлении входящего документа на имя руководителя Администрации района из сторонних организаций, сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан в БД «Входящие документы» СЭДД создает РКК документа и заполняет следующие реквизиты:

  • корреспондент (отправитель документа);
  • дата поступившего документа;
  • номер поступившего документа;
  • заголовок (кратко отражающий содержание документа).

Если входящий документ получен в ответ на исходящий или логически связанный с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, то сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан обязательно отражает эти связи в РКК документа.
При поступлении документа с внешним сроком исполнения в РКК устанавливается отметка «контроль в целом» и указывается внешний срок исполнения документа.
Сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан регистрирует входящий документ в СЭДД. Регистрационный номер документу присваивается системой автоматически.
После регистрации сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан сканирует документы из сторонних организаций с заполненным регистрационным штампом и присоединяет его электронный образ к РКК входящего документа.
Если документ содержит сопроводительное письмо, то хранению в РКК СЭДД подлежит электронный образ сопроводительного письма. В случае технической возможности приложения к документу также сканируются и хранятся в СЭДД.
После присоединения электронного образа зарегистрированного документа сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан в поле «Адресаты» заносит в РКК СЭДД Главу района. Главе района система автоматически формирует уведомление о входящем документе.
Замещающий Главу района получает электронный документ, рассматривает его и указывает в качестве адресата руководителя высшего звена, которому должен быть направлен данный документ на рассмотрение.
В случае передачи в СЭДД входящего документа не по назначению (в РКК неправильно указаны «Адресаты»), лицо, ошибочно получившее документ сотрудника отдела делопроизводства и обращений граждан формирует информационный отчет об исполнении документа в СЭДД, в котором указывает данную информацию. В результате формирования подобного отчета сотрудниками отдела делопроизводства и обращений граждан формируются системные уведомления, после чего они вносят исправления в РКК документа в СЭДД и тем самым перенаправляют документ. Новым адресатам СЭДД будет сформировано системное уведомление о входящем документе.
Документы, адресованные Главе района, передаются на рассмотрение на бумажном носителе.
Сотрудники отдела делопроизводства и обращений граждан готовят проекты резолюций и передают документы на рассмотрение руководителям высшего звена Администрации района.
После рассмотрения и вынесения резолюций руководителями высшего звена Администрации района бумажные документы с резолюциями передаются сотрудниками отдела делопроизводства и обращений граждан для фиксирования резолюций в СЭДД.
Сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан формирует в СЭДД карточку резолюции, где указывает исполнителей, текст резолюции. Если резолюция имеет срок исполнения, то исполнители по резолюции ставятся на контроль.

Порядок постановки документов (резолюций) на контроль и организация контроля исполнения приведены в разделе 14  настоящего Порядка.

Служебную записку о переносе сроков исполнения по резолюции руководителя высшего звена получают сотрудники отдела делопроизводства и обращений граждан и передают руководителям высшего звена для рассмотрения на бумажном носителе.
После рассмотрения документа руководителем высшего звена и принятием решения о переносе срока резолюция о переносе направляется в отдел контроля и организационной работы. Сотрудники отдела контроля и организационной работы осуществляют перенос срока исполнения по резолюции в СЭДД.
По завершению исполнения резолюции ответственный исполнитель создает в СЭДД отчет об исполнении резолюции. Если в качестве исполнения резолюции должен быть подготовлен документ-ответ, то из отчета об исполнении создается проект исходящего документа (процедура работы с исходящим документом описана в разделе 6 настоящего Порядка).
Автор резолюции получает уведомление в СЭДД об исполнении документа и знакомится с отчетом.
После принятия отчета об исполнении исполнитель по резолюции вышестоящего руководителя проставляет в резолюции отметку об ее исполнении (если она стояла на контроле) и формирует отчет об исполнении резолюции руководителя высшего звена.
Сотрудник отдела контроля и организационной работы получает соответствующее уведомление о создании отчета об исполнении на имя руководителя в СЭДД и знакомится с результатами исполнения.
Материалы о результатах исполнения резолюции передаются на рассмотрение руководителю.
По результатам рассмотрения исполнения резолюции в случае положительного решения сотрудник отдела контроля и организационной работы делает в СЭДД отметку об исполнении «Принят», после чего в СЭДД для исполнителя, предоставившего отчет, устанавливается отметка об исполнении резолюции. В случае отрицательного решения по исполнению резолюции сотрудник отдела контроля и организационной работы в отчете об исполнении в СЭДД делает отметку «Не принят» с указанием причины. Исполнителю автоматически направляется уведомление о необходимости доработать отчет.
После того, как все исполнители по резолюции исполнили данную резолюцию, сотрудник отдела контроля и организационной работы, делопроизводитель устанавливает в резолюции отметку «Исполнено полностью». Если все резолюции первого уровня по документу исполнены, сотрудник отдела контроля и организационной работы направляет документ на бумажном носителе руководителю для принятия решения об исполнении и списании документа в дело.
После рассмотрения исполнения документ вместе с резолюцией руководителя направляется в отдел делопроизводства и обращений граждан.

Порядок обработки исходящих документов с применением СЭДД в Администрации района, которые подписывает руководитель высшего звена Администрации района

Исполнитель начинает работу над исходящим документом по поручению руководителя структурного подразделения или в инициативном порядке.
Исполнитель создает в СЭДД проект РКК исходящего документа с использованием типового шаблона документа или в произвольной форме и заполняет следующие реквизиты:

  • заголовок - краткое содержание документа;
  • адресат – указывается организация, куда направляется документ;
  • подпись – указывается руководитель Администрации района, который будет подписывать данный исходящий документ.

Исполнитель присоединяет к РКК проект исходящего документа, который будет подписываться руководителем высшего звена Администрации района.
Если исходящий документ создается в ответ на входящий или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, исполнитель обязательно отражает эти связи в РКК документа на закладке «Связи».
Исполнитель формирует в системе лист согласования, в котором определяет тип согласования – последовательное, согласующих лиц: руководителя подразделения, других заинтересованных лиц; руководителя структурного подразделения; заместителей главы Администрации района.
Согласование проекта исходящего документа осуществляется в соответствии с требованиями раздела 11 настоящего Порядка.
При положительном завершении процесса согласования исполнитель передает проект исходящего документа на подпись и регистрацию СЭДД.
Исполнитель распечатывает из СЭДД лист согласования, сопроводительное письмо о направлении на подписание, выводит проект исходящего документа на бланке.
Данный пакет документов передается руководителю высшего звена Администрации района для организации подписания на бумажном носителе.
Исходящий документ на бумажном носителе после подписания руководителем высшего звена направляется в отдел делопроизводства и обращений граждан.
Сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан открывает в СЭДД соответствующую карточку проекта исходящего документа и регистрирует документ в СЭДД, после чего на бумажном документе проставляет регистрационный номер и дату регистрации из РКК.
После регистрации исходящий документ с заполненным регистрационным штампом сканируется сотрудником отдела делопроизводства и обращений граждан и его электронный образ присоединяется к РКК документа в поле «Файл».
Зарегистрированный документ направляется адресату или адресатам.

Внутренние документы (создание, обработка, согласование и отправка)

Внутренняя переписка Администрации района включает в себя переписку внутри структурного подразделения или переписку между структурными подразделениями, не являющимися юридическими лицами. Подобная переписка осуществляется исключительно в электронном виде.
Внутренние документы Администрации района, обрабатываемые с помощью СЭДД, подписываются с применением электронной подписи IBM Lotus Notes пользователя. Электронная  подпись признается достаточной для внутренних документов.
Для обработки внутренних документов Администрации района используется БД «Внутренние документы» СЭДД.
Исполнитель создает в БД «Внутренние документы» СЭДД проект РКК внутреннего документа на основании поручения непосредственного руководителя либо в инициативном порядке. При этом возможно использование типового шаблона документа.
Исполнитель заполняет поля на закладке «Отношение к делу» РКК внутреннего документа.
Если внутренний документ логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, то исполнитель обязательно отражает эти связи в РКК документа на закладке «Связи».
В РКК проекта внутреннего документа заполняется список адресатов, по которому производится рассылка документа после регистрации.
Для согласования документа с заинтересованными должностными лицами исполнитель формирует лист согласования, определяет срок согласования, тип (параллельное, последовательное или комбинированное), используя шаблон согласования данного вида документа, или в произвольном порядке, и инициирует процесс согласования в СЭДД.
Согласование проекта внутреннего документа осуществляется в соответствии с требованиями раздела 11 настоящего Порядка.
Исполнитель передает согласованный проект внутреннего документа на подпись руководителю подразделения средствами СЭДД.
Руководитель подразделения рассматривает проект внутреннего документа и осуществляет электронное подписание документа или отказ от подписи. В случае отказа, документ автоматически возвращается исполнителю, о чем последний получает уведомление в СЭДД.
Регистрации в СЭДД подлежат только подписанные внутренние документы.
Адресат (руководитель структурного подразделения или его помощник) получает уведомление о направлении ему внутреннего документа, рассматривает документ и вносит свою резолюцию в СЭДД с указанием исполнителя из числа сотрудников подчиненного подразделения. Если у резолюции есть срок исполнения, то документ ставится на контроль.
При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель создает в СЭДД информационный отчет, который содержит мотивированную просьбу об изменении срока исполнения документа.
По завершению исполнения резолюции ответственный исполнитель создает в СЭДД отчет об исполнении резолюции. Если в качестве исполнения резолюции должен быть подготовлен документ-ответ, то из отчета об исполнении создается проект внутреннего документа, который подписывает руководитель структурного подразделения исполнителя.
Автор резолюции (руководитель структурного подразделения) получает уведомление в СЭДД об исполнении документа и знакомится с отчетом и проектом внутреннего документа, подготовленного исполнителем.
После принятия отчета об исполнении руководитель структурного подразделения проставляет в резолюции отметку об ее исполнении, подписывает проект внутреннего документа и документ направляется на регистрацию пользователю СЭДД структурного подразделения.
После регистрации пользователь СЭДД структурного подразделения внутренний документ-ответ направляет автору первоначального внутреннего документа.

Порядок создания, обработки, согласования, регистрации и отправки НПА Администрации района с применением СЭДД

НПА Администрации района готовятся исполнителями в структурных подразделениях Администрации района по поручению руководителей структурных подразделений или в инициативном порядке.
Для обработки НПА используется база данных «ОРД» СЭДД.
Подготовка и подписание проектов НПА происходит на бумажном носителе в соответствии с постановлением Администрации Тазовского района от 26 мая 2010 года № 201 «О регламенте Администрации Тазовского района».
После подписания проекта НПА и подготовки текста НПА разработчик создает в СЭДД проект РКК ОРД с использованием типового шаблона документа или в произвольной форме и заполняет следующие реквизиты:

  • вид документа – вид правового акта;
  • заголовок - преамбула НПА;
  • тема документа – тема НПА;
  • список рассылки – список, в соответствии с которым НПА будет разослан после регистрации;
  • подпись – должностное лицо, которое будет подписывать НПА;
  • исполнитель – разработчик НПА;
  • количество – количество экземпляров.

Исполнитель присоединяет к РКК в виде файлов текст правового акта, приложения к правовому акту, пояснительную записку, материалы, на основании которых разработан данный НПА.
Если данный НПА связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД (например, отменяет или дополняет какой-либо уже существующий НПА), исполнитель обязательно отражает эти связи в РКК документа на закладке «Связи».
Разработчик формирует в системе лист согласования, в котором определяет тип согласования, согласующих лиц: руководителя подразделения, других заинтересованных лиц.
Согласование проекта правового акта осуществляется в соответствии с требованиями раздела «Согласование исходящих, внутренних документов и НПА».
При положительном завершении процесса согласования проекта НПА разработчик НПА готовит проект НПА на рассмотрение, для чего собирает следующий пакет документов:

  • проект, включая приложения к нему;
  • листы согласования проекта с заинтересованными структурными подразделениями Администрации района, должностными лицами, организациями;
  • пояснительную записку, в которой излагается предмет правового регулирования правового акта (для проектов распоряжений - краткое содержание), обоснование необходимости издания правового акта, его цели и основные положения, иные сведения;
  • список лиц, являющихся разработчиками проекта правового акта (в том числе ответственный исполнитель), с указанием фамилий, имен, отчеств (последнее – при наличии), должностей и контактных телефонов;
  • указатель рассылки правового акта.

После рассмотрения и готовности к подписанию НПА сотрудник отдела делопроизводства получает уведомление о направлении проекта НПА на регистрацию.
Сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан выполняет следующие действия:

  • проверяет и корректирует наименования реквизитов;
  • форматирует текст проекта в соответствии с требованиями, установленными в Администрации района;
  • изменяет наименование файла НПА.

Подготовленный проект НПА оформляется сотрудником отдела делопроизводства и обращений граждан на бланке установленного образца на бумажном носителе и передается на визирование руководителю.
Завизированный проект НПА передается на подпись руководителю высшего звена, в компетенцию которого входит издание данного вида правового акта на бумажном носителе.
Руководитель высшего звена рассматривает проект ОРД и подписывает документ на бумажном носителе или отказывает в подписании.
Подписанный НПА возвращается на регистрацию в отдел делопроизводства и обращений граждан.
Сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан осуществляет регистрацию НПА в СЭДД, после чего на первом листе унифицированной формы бланка оригинала НПА проставляется дата и регистрационный номер документа.
После регистрации правового акта в СЭДД осуществляется рассылка документа, в соответствии со списком рассылки РКК документа, подготовленным разработчиком НПА на этапе создания проекта документа.
По зарегистрированным НПА, требующим контроля исполнения, сотрудник отдела контроля и организационной работы выполняет следующие действия:

  • ставит НПА на контроль в целом;
  • указывает руководителя высшего звена, на которого возложен контроль в целом за исполнением НПА;
  • указывает срок исполнения в целом НПА;
  • фиксирует поручения по НПА в СЭДД и ставит исполнителей по поручениям на контроль.

Исполнители автоматически получают системные уведомления о направлении им поручений по НПА на исполнение в СЭДД.
Исполнение поручений по НПА осуществляется аналогично исполнению поручений по входящим документам.

Организация работы с обращениями граждан в СЭДД

Порядок обработки письменных обращений с применением СЭДД в Администрации района, поступающих на имя руководителя высшего звена Администрации района:

  • при поступлении обращения на имя руководителя высшего звена Администрации района, сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан знакомится с текстом обращения, осуществляет поиск в БД «Обращения граждан» на предмет регистрации обращения от данного заявителя в СЭДД. В случае, если подобное обращение нашлось, то формируется новая карточка обращения как копия уже существующего, иначе создается новая РКК обращения;
  • в РКК обращения обязательно заполняются следующие реквизиты:
    • заявитель - ФИО и адрес заявителя/заявителей;
    • адрес, на который необходимо направить ответ;
    • тематики и вопросы обращения;
    • если обращение получено из другой организации по перенаправлению и имеет внешний срок исполнения, то в РКК указывается организация, из которой получено данное обращение, номер и дата письма, а также внешний срок исполнения;
    • адресат, которому передается на рассмотрение данное обращение;
    • срок исполнения обращения в целом (30 дней с момента регистрации);
  • сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан регистрирует обращение в СЭДД. В случае, если данное обращение повторное, то сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан регистрирует обращение за номером предыдущего обращения в ручном режиме. Если обращение не является повторным, то регистрационный номер присваивается системой автоматически;
  • после присвоения обращению номера в СЭДД сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан проставляет регистрационный штамп на бумажном документе, вписывает регистрационный номер и дату регистрации;
  • обращения, передаваемые на рассмотрение руководителю высшего звена Администрации района, передаются на рассмотрение на бумажном носителе. Для этого сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан распечатывает из СЭДД карточку обращения, прикрепляет к обращению и передает на рассмотрение руководителю высшего звена на бумажном носителе;
  • после рассмотрения и вынесения резолюции руководителем высшего звена Администрации района обращение с резолюцией передается сотруднику отдела делопроизводства и обращений граждан для фиксирования резолюции в СЭДД. Если резолюция имеет срок исполнения, то исполнители по резолюции ставятся на контроль и указывается индивидуальный срок исполнения для каждого исполнителя;
  • порядок постановки документов (резолюций) на контроль и организация контроля исполнения приведены в разделах 12 и 13 настоящего Порядка;
  • руководитель структурного подразделения (или его замещающий) получает уведомление о направлении ему обращения или резолюции по нему на исполнение, рассматривает документ и вносит свою резолюцию в СЭДД с указанием исполнителя из числа сотрудников подчиненного подразделения. Если вышестоящая резолюция была поставлена на контроль, то исполнители нижестоящей резолюции также ставятся на контроль с указанием индивидуального срока исполнения;
  • при необходимости изменения срока исполнения обращения исполнитель готовит служебную записку на имя руководителя высшего звена, выдавшего поручение, за подписью руководителя структурного подразделения. Для этого в СЭДД создается информационный отчет об исполнении, из которого формируется проект внутреннего документа (процедура работы с внутренними документами описана в разделе 7 настоящего Порядка);
  • служебную записку о переносе сроков исполнения по резолюции руководителя высшего звена получают сотрудники отдела делопроизводства и обращений граждан и передают руководителям высшего звена для рассмотрения на бумажном носителе;
  • после рассмотрения документа руководителем высшего звена и принятием решения о переносе срока данная резолюция о переносе направляется в отдел делопроизводства и обращений граждан. Сотрудники отдела делопроизводства и обращений граждан осуществляют перенос срока исполнения по резолюции в СЭДД;
  • по завершению исполнения резолюции ответственный исполнитель создает в СЭДД отчет об исполнении резолюции, из которого создается проект исходящего документа (процедура работы с исходящим документом описана в разделе 6 настоящего Порядка);
  • автор резолюции (руководитель структурного подразделения) получает уведомление в СЭДД об исполнении документа и знакомится с отчетом и подготовленным ответом;
  • после принятия отчета об исполнении руководитель структурного подразделения (исполнитель по резолюции вышестоящего руководителя) проставляет в резолюции отметку об ее исполнении (если она стояла на контроле) и формирует отчет об исполнении резолюции вышестоящего руководителя.

Порядок обработки личного приема руководителей Администрации района с применением СЭДД

Прием граждан должностными лицами Администрации района осуществляется в соответствии с графиком приема граждан.
Решение, принятое руководителем во время приема, оформляется сотрудником отдела делопроизводства и обращения граждан в СЭДД. Создается новая РКК личного приема. В РКК обращения обязательно заполняются следующие реквизиты:

  • заявитель - ФИО и адрес заявителя/заявителей;
  • адрес, на который необходимо направить ответ;
  • тематика и вопросы обращения.

Сотрудник отдела делопроизводства и обращения граждан регистрирует обращение в СЭДД. Регистрационный номер обращения присваивается системой автоматически; сотрудник отдела делопроизводства и обращения граждан фиксирует резолюцию руководителя высшего звена, выданную во время личного приема, или указывает адресата, которому данное обращение направляется на исполнение.
Дальнейшее исполнение обращения происходит аналогично подпунктам 9.1.4 – 9.1.14 Порядка обработки письменных обращений с применением СЭДД в Администрации района, поступающих на имя руководителей Администрации района.

Порядок обработки обращений по оперативной работе с гражданами

Приемом и обработкой обращений граждан, поступивших на телефон доверия Администрации района, занимаются сотрудники отдела делопроизводства и обращений граждан.
Приемом и обработкой обращений граждан, поступивших по другим каналам оперативной связи с населением, занимаются сотрудники отдела делопроизводства и обращений граждан.
При поступлении обращения по каналам оперативной связи с населением сотрудники отдела делопроизводства и обращений граждан оформляют обращение в СЭДД, для чего формируется РКК обращения, в которой обязательно заполняются следующие реквизиты:

  • заявитель - ФИО и адрес заявителя/заявителей;
  • адрес, на который необходимо направить ответ;
  • тематики и вопросы обращения;
  • тип обращения (Телефон доверия, Интернет - приемная);
  • адресат, которому передается на рассмотрение данное обращение.

Сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан регистрирует обращение в СЭДД. Регистрационный номер обращения присваивается системой автоматически.
Обращения, передаваемые на рассмотрение руководителю высшего звена Администрации района, передаются на рассмотрение на бумажном носителе. Для этого сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан распечатывает из СЭДД карточку обращения и передает на рассмотрение руководителю высшего звена Администрации района на бумажном носителе.
В случае, когда по тексту обращения можно определить исполнителя, сотрудник отдела делопроизводства и обращений граждан без стадии рассмотрения указывает в качестве адресата обращения руководителя структурного подразделения, ответственного за исполнение обращения.
Дальнейшее исполнение обращения происходит аналогично подпунктам 9.1.4 – 9.1.14 порядка обработки письменных обращений с применением СЭДД, поступающих на имя руководителя высшего звена Администрации района.

Организация работы с документами коллегиальных органов управления Администрации района в СЭДД

Для ведения и документирования заседаний коллегиальных органов управления Администрации района и структурных подразделений в СЭДД используется БД «Заседания».
Устанавливается следующий порядок работы с документами коллегиальных органов управления в СЭДД:

  • Предложения для включения в план работ оформляются в структурных подразделениях в виде исходящих документов и адресуются на имя заведующего сектором протокола;
  • Порядок подготовки служебных записок и исходящих документов аналогичен порядку работы с внутренними и исходящими документами в соответствии с требованиями раздела 7 настоящего Порядка;

После утверждения или отклонения предложений структурных подразделений сотрудник сектора протокола формирует следующие планы работ:

  • годовые;
  • квартальные - издается распоряжение.

Сформированный годовой план работ не заносится в СЭДД.
Квартальный план работ оформляется распоряжением в соответствии с требованиями раздела 9 настоящего Порядка. После выпуска распоряжения секретарь коллегиального органа создает планируемые к вынесению на коллегиальный орган вопросы в БД «Заседания».
После формирования месячного плана работ планируемые к вынесению на коллегиальный орган вопросы корректируются.
На основании сформированных и выпущенных планов работ сотрудник сектора протокола выполняет следующие операции в СЭДД:

  • учет вопросов, выносимых на заседание, создает пункты повестки дня;
  • формирует проект повестки дня заседания;
  • формирует лист ознакомления и направляет утвержденную повестку дня на ознакомление участникам заседания;
  • изменяет дату проведения заседания, отменяет проведение заседания, готовит приглашение участникам заседания;
  • получает от ответственных за подготовку документы по вопросам (проекты решений, материалы к заседанию);
  • формирует и рассылает участникам приглашения о проведении заседания.

После проведения заседания секретарь или сотрудник, осуществляющий контроль исполнения поручений, выполняет следующие действия:

  • формирует проект протокола;
  • регистрирует проект протокола после подписания. Протоколы регистрируются и исполняются как организационно-распорядительные документы с использованием БД «ОРД» в СЭДД;
  • рассылает зарегистрированный протокол;
  • формирует выписки из зарегистрированного протокола и фиксирует в СЭДД поручения по протоколу;
  • осуществляет контроль исполнения поручений по протоколу аналогично контролю исполнения поручений по входящим документам.

Согласование исходящих, внутренних документов и НПА

Для рабочего согласования исходящих, внутренних, НПА, а также для согласования, предваряющего окончательное визирование бумажного документа руководителями, должно применяться электронное согласование документа в СЭДД с распечаткой результатов электронного согласования при передаче документа на подпись.
Согласование документов в СЭДД осуществляется в соответствии со следующими принципами:

  • на согласование может быть направлен только неподписанный проект РКК документа;
  • проекты документов в обязательном порядке визируются руководителем подразделения в СЭДД, где готовился проект документа в СЭДД.

Сроки согласования и состав участников согласования определяются для каждого вида документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации района и порядком подготовки и согласования НПА в Администрации района.
Участники согласования могут накладывать визы трех видов средствами СЭДД:

  • согласен;
  • не согласен;
  • особое мнение.

В случае наложения виз «не согласен» или «особое мнение» участник обязан привести мотивированный отказ (или замечание) в карточке согласования документа в СЭДД.
Инициатором отправки документа на согласование и участниками процесса согласования могут быть любые пользователи СЭДД.
В СЭДД согласование может быть параллельным, последовательным или комбинированным:

  • при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают соответствующие уведомления. Если по истечении срока согласования кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования документа завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно прекращается инициатором процесса;
  • при последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т. д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу).

Последовательное согласование в СЭДД осуществляется по следующему сценарию:

  • если время согласования превышено данным участником, то документ остается на согласовании у данного лица, при этом будет послано уведомление визирующему и инициатору согласования;
  • если поставлена отрицательная виза, то будет послано уведомление инициатору и в зависимости от параметров согласования процесс согласования будет продолжен или остановлен.

Процесс последовательного согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу или досрочно - инициатором процесса, либо по отрицательной визе одного из участников (если сценарием согласования это предусмотрено).
При комбинированном согласовании часть процесса может идти по последовательной схеме, а часть - по параллельной в произвольном порядке.
В процессе согласования участники могут, в свою очередь, создавать лист согласования и направлять документ на дополнительное согласование другим лицам, осуществляя так называемое петлевое согласование в СЭДД.

Внесение резолюций и выдача поручений по документам

По входящим, внутренним документам и правовым актам могут быть вынесены резолюции или поручения.
Резолюции (поручения) руководителей высшего звена Администрации района фиксируются в СЭДД отделом делопроизводства и обращении граждан.
Резолюции руководителей структурных подразделений фиксируют в СЭДД пользователи СЭДД структурных подразделении.
При внесении резолюций в СЭДД указывается автор резолюции, вводится текст резолюции, определяются исполнители, срок исполнения резолюции.
Если у резолюции указан срок исполнения, то исполнители ставятся на контроль. Для каждого Исполнителя указывается индивидуальный срок исполнения.
Исполнителям по резолюции (поручению) посылаются уведомления средствами СЭДД о необходимости исполнения документов. Уведомления-напоминания исполнителям по контрольной резолюции о приближающемся сроке исполнения рассылаются в СЭДД автоматически со следующей периодичностью: за 5 дней до срока исполнения; за 2 дня до срока исполнения, накануне срока исполнения.
Исполнители средствами СЭДД вносят собственные резолюции в аналогичном порядке.

Организация и контроль исполнения документов и поручений (резолюций)

Контроль над исполнением документов или поручений (резолюций) осуществляется с применением СЭДД в следующем порядке:

  • данные о поставленных на контроль документах вводят в СЭДД уполномоченные сотрудники Администрации района:
    •     по документам и поручениям (резолюциям) руководства Администрации района:
      •     по входящим документам – сотрудники отдела контроля и организационной работы;
      •     по обращениям граждан – сотрудники отдела контроля и организационной работы;
      •     по НПА – сотрудники отдела контроля и организационной работы;
      •     по документам и поручениям (резолюциям) руководителей структурных подразделений – самостоятельно авторы резолюции;
      •     по документам и поручениям руководителей подразделений – авторы документов;

СЭДД систематизирует информацию по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

Информация о положении дел с исполнением поставленных на контроль документов (решений) и поручений (резолюций), об изменении сроков и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля документов (решений) и поручений (резолюций) ежедневно вводится в СЭДД уполномоченными сотрудниками.
В случае, если документы (решения) или поручения (резолюции) не выполняются в установленный срок, ответственный исполнитель создает в СЭДД мотивированную служебную записку на имя автора поручения о продлении срока исполнения.
В случае переноса срока исполнения уполномоченным сотрудником или автором поручения, поставившим поручение на контроль в СЭДД, указывается новый срок и причина переноса в КР РКК СЭДД.
Основанием для снятия документа или поручения (резолюции) с контроля является решение должностного лица, которое поставило его на контроль. На исполненном документе должностное лицо, поставившее документ на контроль, проставляют отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Данные об исполнении документа или поручения (резолюции) заносятся в РКК документа в СЭДД.
Для комплексного контроля исполнительской дисциплины используется БД «Контроль заданий» («КЗ») СЭДД.
В БД «КЗ» по документу (резолюции, поручению), поставленному на контроль, автоматически будет создан специальный документ — контрольная карточка задания, отражающая состояние поставленного на контроль документа,    с указанием исполнителя из числа сотрудников Администрации района.
По неисполненным документам, у которых срок исполнения истек, в СЭДД автоматически один раз в день рассылаются уведомления исполнителям и авторам документов (решений) и поручений (резолюций).
Отчеты по исполнительской дисциплине в Администрации района формируются на основании информации в БД «КЗ» СЭДД, с использованием отчетных форм, представленных в БД «Центр отчетов» (ЦО).

Построение информационно-поисковой системы в СЭДД

Передача документов в СЭДД сопровождается формированием уведомлений для адресатов или исполнителей, что помогает им оперативно выполнять необходимые действия с документами в СЭДД.
В СЭДД уведомления формируются в следующих случаях:

  • сотрудник указан адресатом в документе;
  • сотрудник выбран в качестве исполнителя в резолюции или в поручении по документу;
  • сотрудник должен принять участие в ознакомлении или согласовании документа;
  • автор резолюции, поручения получает уведомление о создании отчета об исполнении, выданного им задания;
  • сотрудник является автором контрольной резолюции или поручения, и срок исполнения приближается или истек;
  • сотрудник является исполнителем документа или поручения, поставленного на контроль, и срок исполнения приближается или истек;
  • проект документа отправлен на подпись руководителю;
  • исполнитель получает уведомления о подписании проекта документа или об отказе в подписи;
  • делопроизводитель получает уведомление о направлении проекта документа на регистрацию.

В целях экономии ресурсов СЭДД уведомления поддерживают актуальность ссылки на документ несколько дней (задается настройками СЭДД), после чего открыть по ссылке документ будет нельзя. Для поиска нужного документа в любой момент времени в СЭДД есть возможность поиска по набору реквизитов и по содержанию документа.
Поиск документов в СЭДД осуществляется в следующем порядке.

В СЭДД поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т.п.) или по контексту/ключевому слову (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). СЭДД позволяет найти документ по компонентам информации, с использованием поисковых форм.
Контекстный поиск возможен как по реквизитам, внесенным в РКК, так и содержанию (приложению) к РКК, в случае использования файлов совместимого формата (doc; xls; rtf; pdf).
Контекстный поиск осуществляется без учета морфологии русского языка, т.е. в строгом соответствии с заданным поисковым реквизитом. Для расширения области поиска используются замещающие символы:

* - замена любого количества символов, например:
 

Строка поиска

Результат поиска

пенсионный

документы, содержащие слово «пенсионный»

пенсион*

документы, содержащие слова «пенсионный», «пенсионер» и т.д.


Работа со справочниками в СЭДД

Порядок работы со справочником «Справочник внешних организаций» (БД «СпО»).
Функции пользователей при работе с БД «СпО»:

  • поиск сторонней организации в существующем справочнике по заданному в запросе слову;
  • выбор сторонней организации из предложенного перечня введенных в справочник организаций;
  • добавление сторонней организации в справочник.

Все перечисленные действия производит исполнитель, заполняющий РКК документа.
Добавление внешней организации в БД «СпО» можно провести при заполнении РКК входящего или исходящего документа, используя кнопку «Новая» поля «Адресат» в открывшейся карточке для ввода информации о новой организации.
При вводе наименования организации следует соблюдать следующие общие правила:

  • в начало полного наименования выносится наиболее уникальная часть наименования (кавычки опускаются), далее через запятую указывается форма собственности;
  • краткое наименование содержит уникальную часть наименования или сокращенное название:

Полное наименование

Краткое наименование

Российские железные дороги, ОАО

РЖД

ГАЗПРОМ, ОАО

ГАЗПРОМ

Петров Семен Семенович

Петров С.С.

инициалы адресата указываются полностью в следующем порядке: фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии).

За достоверность и полноту внесенных реквизитов в карточку новой организации отвечает лицо, осуществившее ввод.
Заполненная карточка является заявкой на создание новой организации в БД «СпО» и обрабатывается администратором СЭДД, а именно:

  • утверждается и преобразовывается в учетную запись БД «СпО»;
  • отклоняется, если с данной карточкой выполнена операция объединения с другой организацией.

Пароль пользователя СЭДД

В соответствии с требованиями политики безопасности учетные записи пользователей защищены паролем. Пароль может представлять собой произвольную комбинацию вводимых с клавиатуры символов. При этом система отличает прописные буквы от строчных, а приемлемость пароля зависит от его длины или стойкости.

Правила формирования пароля:

  • длина пароля должна быть не менее 5 символов;
  • в составе символов пароля обязательно должны присутствовать буквы в верхнем и нижнем регистрах, цифры и специальные символы;
  • при смене пароля новое значение должно отличаться от предыдущего не менее чем в 2 позициях;
  • личный пароль пользователь не имеет права сообщать никому;
  • пароль не должен включать в себя легко вычисляемые сочетания символов (имена, фамилии, известные названия, словарные и жаргонные слова и т.д.), последовательности символов и знаков (111, qwerty, abcd и т.д.), общепринятые сокращения (ЭВМ, ЛВС, USER и т.п.), аббревиатуры, клички домашних животных, номера автомобилей, телефонов и другие значимые сочетаний букв и знаков, которые можно угадать, основываясь на информации о пользователе.

Порядок смены личных паролей:

  • смена паролей должна проводится регулярно (1 раз в 6 месяцев);
  • в случае прекращения полномочий пользователя (увольнение, либо переход на другую работу) производится немедленное удаление сразу после окончания его последнего дня работы;
  • срочная (внеплановая) полная смена паролей должна производиться в случае прекращения полномочий (увольнение или переход на другую работу) администраторов СЭДД и других сотрудников, которым по роду работы были предоставлены полномочия по управлению системой парольной защиты;
  • смена пароля производится самостоятельно каждым пользователем в соответствии с указанием в системном баннере-предупреждении;
  • временный пароль, заданный администратором СЭДД при регистрации нового пользователя, следует изменить при первом входе в систему.

Хранение пароля:

  • запрещается записывать пароли на бумаге, в файле, электронной записной книжке и других носителях информации, в том числе на предметах;
  • запрещается сообщать другим пользователям личный пароль и регистрировать их в системе под своим паролем;
  • хранение пользователем своего пароля на бумажном носителе допускается только в личном, опечатанном владельцем пароля сейфе, либо в сейфе у ответственного администратора СЭДД или руководителя подразделения в опечатанном личной печатью пенале.

Действия в случае утери и компрометации пароля:

  • в случае утери или компрометации пароля пользователя необходимо сообщить об этом руководителю подразделения или непосредственному начальнику.

Ответственность при организации парольной защиты.

Владельцы паролей должны быть ознакомлены под роспись с перечисленными выше требованиями и предупреждены об ответственности за использование паролей, не соответствующих данным требованиям, а также за разглашение парольной информации.
Ответственность за организацию парольной защиты в подразделении возлагается на администраторов СЭДД.

Смена пароля без запроса системы:

  • выберите команду: «File - Security - user Security»;
  • откройте вкладку «Security Basics», а затем нажмите кнопку «Change password»;
  • в диалоговом окне «Change password» введите новый пароль в поля «Enter the new password» и «Enter the new password a new». Нажмите кнопку «ОК».